Workation und mobiles Arbeiten ermöglichen: So geht es sicher und effizient

Die Arbeitswelt verändert sich – und mit ihr die Erwartungen von Mitarbeitenden. Der Wunsch nach mehr Flexibilität, Ortsunabhängigkeit und einer gesunden Work-Life-Balance wird lauter. Viele Unternehmen im Mittelstand reagieren: Mobiles Arbeiten ist längst Alltag – und auch Workation, also das Arbeiten von einem anderen Ort (z. B. im Ausland oder im Ferienhaus), wird immer beliebter.

Wir bei vectano sind das beste Beispiel, dass das gut funktionieren kann: wir arbeiten nicht nur an unseren 5 Standorten nahtlos miteinander, sondern haben auch einige Mitarbeitende, die sich nicht Deutschland befinden. CFO Christian Fachin ist beispielsweise die meiste Zeit des Jahres auf Sizilien. Trotzdem sehen wir ihn in allen unseren Meetings (die wir so oder so online in Teams abhalten), können auf gleiche Dokumente zugreifen und er kann normale Anrufe von Kunden entgegennehmen.

Die Frage ist also: wie lässt sich das technisch, organisatorisch und vor allem sicher und DSGVO-konform umsetzen?

In diesem Artikel zeigen wir, worauf es bei der Einführung flexibler Arbeitsmodelle wirklich ankommt – und wie Unternehmen mit der richtigen IT-Strategie entspannt und effizient mobiles Arbeiten ermöglichen.

1. Infrastruktur und Zugriff: die Basis

Um ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, braucht es eine technische Grundlage, auf die sich verlassen lässt. Das fängt bei einer zentralen Datenablage an – zum Beispiel in der Cloud mit Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint), oder auf einem firmeneigenen Server mit sicherem Fernzugriff.

Was oft unterschätzt wird: Wer unterwegs arbeitet, braucht Zugriff auf exakt die gleichen Informationen wie im Büro. Das gelingt nur mit konsequenter Cloud-Nutzung oder VPN-Anbindungen. Wichtig ist dabei die Zugriffssteuerung – denn nicht jede Datei gehört auf jedes Gerät. Rollenbasierte Zugriffsrechte und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) gehören deshalb zum Standard.

Unsere Empfehlung: Prüfen Sie, ob Ihre bestehenden Strukturen mobiles Arbeiten überhaupt zulassen – oder ob Schatten-IT entsteht, weil Mitarbeitende sich anders behelfen.

2. Sicherheit & Datenschutz: Workation ohne Risiko

Wer im Ausland arbeitet, nutzt oft öffentliche WLANs, mobile Hotspots oder teilt sich ein Netzwerk im Hotel. Für Unternehmen kann das ein Einfallstor für Angriffe sein – von Phishing-Mails über unverschlüsselte Datenübertragung bis hin zu Schadsoftware. Die DSGVO verpflichtet Unternehmen zudem dazu, personenbezogene Daten jederzeit sicher zu verarbeiten, egal von wo.

Was Sie brauchen:

• Verschlüsselte Geräte (BitLocker, FileVault)

• VPN oder Zero-Trust-Zugänge

• Updates & Patchmanagement für alle eingesetzten Geräte

• Regelmäßige Backups – auch für Geräte außerhalb des Unternehmensnetzwerks

Auch der Faktor Mensch spielt eine Rolle: Schulungen zu sicherem Verhalten unterwegs sind Pflicht. Mitarbeitende sollten wissen, dass öffentliche Ladestationen manipuliert sein können (Stichwort „Juice Jacking“), Bluetooth nicht immer aktiviert sein sollte und Blickschutzfolien auf Reisen sinnvoll sind.

vectano-Tipp: Als IT-Dienstleister stellen wir Unternehmen standardisierte Checklisten und Sicherheitspakete zur Verfügung – inkl. Notfallkontakt, Geräteliste, VPN-Konfiguration & Backup-Routinen.

3. Kommunikation & Klare Regeln

Mobiles Arbeiten bringt Freiheiten – aber auch Verantwortung. Damit Workation nicht zum Frust fürs restliche Team wird, braucht es klare Kommunikationsregeln und gut genutzte Tools.

Wichtig ist, dass Mitarbeitende wissen, wie sie ihren Status sichtbar machen: Wenn jemand in einer anderen Zeitzone arbeitet, sollte das im Teams-Status vermerkt sein („Arbeite aus Spanien, -1h“) – genauso wie ein realistischer Hinweis zur Erreichbarkeit („Bin vormittags online, nachmittags offline“). Die Zeitzone in Microsoft Teams und Outlook lässt sich übrigens einfach anpassen, damit Termine nicht durcheinandergeraten.

Auch Kleinigkeiten machen den Unterschied:

• Wird in der Workation die Kamera im Jour Fixe erwartet?

• Was passiert mit regelmäßigen Meetings, wenn jemand aus dem Ausland teilnimmt?

• Gibt es eine Person im Team, die verantwortlich ist, falls Rückfragen entstehen?

Und wenn aus der Workation doch eher eine halbe Vacation wird, sollte das im Vorfeld besprochen werden – inklusive realistischer Zeitfenster, wann man erreichbar ist und wann nicht.

Unser Tipp: Je transparenter und strukturierter Sie kommunizieren, desto besser funktioniert die Zusammenarbeit – ganz egal, von wo aus gearbeitet wird.

Fazit: Workation ist toll, aber funktioniert nur mit System

Workation und mobiles Arbeiten sind keine Modeerscheinungen – sie sind Teil der modernen Arbeitswelt. Unternehmen, die das frühzeitig erkennen und strukturiert umsetzen, bieten nicht nur attraktive Arbeitsbedingungen, sondern gewinnen auch an Effizienz und Sicherheit.

Mit den richtigen Tools (z. B. Microsoft 365, Copilot, SharePoint), technischen Maßnahmen (VPN, Backup, verschlüsselte Geräte) und klaren Prozessen sind Sie bestens vorbereitet.

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Wir unterstützen Sie – mit individuellen Lösungen für IT-Sicherheit, Cloud-Strategie, Microsoft 365 & Co.