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Microsoft Teams ist mittlerweile für viele Unternehmen nicht nur ein Kommunikationstool, sondern eine umfassende Lösung für cloudbasiertes Telefonieren und Zusammenarbeiten. Neben den klassischen Funktionen einer Telefonanlage bietet Microsoft Teams zahlreiche innovative Features, die die Zusammenarbeit fördern und den Arbeitsalltag flexibler und effizienter gestalten. Hier sind unsere top 10 Funktionen der Microsoft Teams Telefonie.
1. Anrufwarteschlangen und automatische Anrufverteilung
Mit Anrufwarteschlangen können eingehende Anrufe geordnet und automatisch an verfügbare Teammitglieder weitergeleitet werden. Diese Funktion sorgt dafür, dass keine Anfragen verloren gehen und hilft Ihrem Team, eingehende Anrufe effizient zu verwalten.
2. Anrufweiterleitung nach Outlook-Kalenderstatus
Eine besonders praktische Funktion der Microsoft Teams Telefonie ist die intelligente Anrufweiterleitung basierend auf Ihrem Microsoft Outlook-Kalenderstatus. Wenn Sie beispielsweise eine Besprechung oder „Nicht stören“ im Kalender eingetragen haben, kann Teams Anrufe automatisch an die Voicemail weiterleiten oder zu einem Kollegen umleiten. Diese Integration sorgt dafür, dass Ihre Verfügbarkeit automatisch angepasst wird und Sie ungestört arbeiten können, ohne manuell Einstellungen vornehmen zu müssen. So wird die Zusammenarbeit mit anderen Microsoft 365-Diensten nahtlos und Ihre Erreichbarkeit professionell organisiert.
3. Anrufaufzeichnung
Microsoft Teams bietet die Möglichkeit, Anrufe direkt aufzuzeichnen. Dies ist besonders nützlich für Schulungen, wichtige Kundenanrufe oder zur Qualitätssicherung. Die Aufnahmen werden direkt in Teams gespeichert und können später jederzeit abgerufen werden.
4. Anrufe nahtlos an andere Geräte weiterleiten
Mit Teams können Sie einen laufenden Anruf problemlos an ein anderes Gerät weiterleiten, ohne das Gespräch zu unterbrechen. Wenn Sie also vom Büro in einen Konferenzraum wechseln oder unterwegs sind, bleibt der Anruf nahtlos bestehen – ideal für maximale Mobilität.
5. Transcription und Integration mit Copilot
Microsoft Teams bietet eine Funktion mit automatischer Transkription des Telefonats oder der Voicemail. Sie erhalten nicht nur die Voicemail-Nachricht selbst, sondern können auch das Transkript einsehen, um Inhalte schnell zu erfassen, ohne die Nachricht anhören zu müssen. Zudem könnten Sie sich die Zusammenfassung des Telefonats beispielsweise von Microsoft Copilot in ToDos oder eine Follow-Up Email umwandeln lassen.
6. Anruf- und Besprechungsintegration
Teams erlaubt es, einen laufenden Anruf mit wenigen Klicks in eine Besprechung (Teams Meeting) zu verwandeln. So können Sie im Handumdrehen weitere Teilnehmer hinzufügen, Ihren Bildschirm teilen und das Gespräch in eine umfassende Teams-Besprechung umwandeln – ohne Unterbrechungen.
7. IVR (Interactive Voice Response) Menü
Mit der IVR-Funktion können Sie interaktive Sprachauswahlmenüs einrichten, die Anrufer in die richtige Abteilung leiten. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen und reduziert den Aufwand für die manuelle Weiterleitung.
8. Flexible Rufnummernportierung
Bestehende Telefonnummern können ganz einfach zu Microsoft Teams übertragen werden. Diese Portierung ermöglicht es Unternehmen, ihre vertrauten Nummern beizubehalten, während sie gleichzeitig alle Vorteile der Cloud-basierten Teams-Telefonie nutzen.
9. Direkter Zugriff auf Anrufhistorie und Anrufanalysen
Teams liefert detaillierte Informationen über Anrufhistorie und Analysen, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wann und wie lange Anrufe getätigt wurden. Diese Daten sind wertvoll für das Verständnis von Kommunikationsmustern und zur Optimierung der Arbeitsabläufe.
10. Call Park (Anrufe parken)
Mit der Funktion „Anruf parken“ können Anrufe vorübergehend gehalten und von einem anderen Gerät oder Kollegen übernommen werden. Diese Funktion ist besonders praktisch in Situationen, in denen ein Anruf schnell an einen bestimmten Arbeitsplatz oder eine Person weitergeleitet werden muss.
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