By
Wer viele Termine pro Woche hat, weiß, wie aufwendig Nachbereitung, Protokolle und Informationsweitergabe sein können.
Microsoft erweitert deshalb die Copilot-Funktionen in Teams gezielt im Bereich Meeting-Zusammenfassungen. Die Neuerungen gehen deutlich über eine einfache Textzusammenfassung hinaus: Visuelle Inhalte werden integriert, Zusammenfassungen können individuell angepasst werden, und es gibt nun sogar eine Audio-Version für unterwegs.
Wichtig: die folgenden Funktionen stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Meeting aufzeichnen.
Wo findet man die neuen Funktionen? Nach einem aufgezeichneten Meeting öffnen Sie im Teams-Kalender die entsprechende Besprechung. In der Besprechungsübersicht (Recap) finden Sie:
- die Aufzeichnung
- die Transkription
- die KI-Zusammenfassung von Copilot
Nach dem Meeting schickt Ihnen Teams eine automatisierte Nachricht, dass die Meeting-Aufzeichnung zur Verfügung steht.
1. Verschiedene Darstellung von Zusammenfassungen
Bisher hat Copilot Meetings auf Basis der Transkription als Text zusammengefasst. Seit Februar werden zusätzlich Inhalte aus geteilten Bildschirmen berücksichtigt. Das bedeutet: Wenn während eines Meetings Präsentationen, Dokumente oder Anwendungen geteilt werden, erkennt Copilot diese Inhalte und integriert relevante Screenshots direkt in die Meeting-Zusammenfassung. Damit diese Funktion zuverlässig arbeitet, muss mindestens die Transkription aktiviert sein.
Wenn Sie ihn die Meeting-Zusammenfassung gehen, haben Sie jetzt die Möglichkeit, den Text in verschiedenen Formaten anzeigen zu lassen:
- Notizen
- KI-Zusammenfassung
- Benutzerdefinierte Zusammenfassung
- Erwähnungen
- Transkript
Ich empfehle hier die benutzerdefinierte Zusammenfassung. Dort können Sie die Art wählen, wie Sie den Text am besten dargestellt haben möchten. Eine gute Wahl ist hier der Managementbericht: eine schlanke Zusammenfassung mit Übersicht und wichtigsten Punkten.
2. Eigene Vorlagen für Meeting-Zusammenfassungen erstellen
Ein besonders praxisnahes Update ist die Möglichkeit, in der Meetingzusammenfassung eigene Vorlagen zu definieren.
In der Besprechungsübersicht im Bereich „Benutzerdefinierte Zusammenfassung“, können Sie individuell festlegen, wie Copilot das Meeting strukturieren und welche Schwerpunkte gesetzt werden sollen. Gehen Sie hierbei auf den Reiter "Vorlage erstellen". Es öffnet sich ein neues Fenster – hier können Sie Ihre Anforderungen eingeben.
Beispiele für mögliche Vorlagen
- „Fasse ausschließlich Beschlüsse, Deadlines und verantwortliche Personen zusammen. Keine Hintergrunddiskussion.“
- „Erstelle eine Management-Zusammenfassung in maximal 10 Stichpunkten mit Fokus auf Risiken und Budget.“
- „Strukturiere die Zusammenfassung nach Themenblöcken und liste alle offenen Fragen am Ende separat auf.“
Weitere Varianten sind ebenso denkbar, etwa eine technische Zusammenfassung für IT-Teams oder eine vertriebliche Perspektive mit Kundenrelevanz.
Der große Vorteil dieser Funktion liegt in der Standardisierung. Wenn Meetings regelmäßig nach dem gleichen Muster dokumentiert werden, entsteht Vergleichbarkeit. Individuelle Vorlagen helfen außerdem, Inhalte zielgruppengerecht aufzubereiten. Eine Geschäftsführung benötigt in der Regel eine andere Sicht auf ein Meeting als ein technisches Team oder der Vertrieb. Mit einer klar formulierten Vorlage können Sie Copilot anweisen, nur Beschlüsse und Risiken zusammenzufassen, technische Details herauszufiltern oder alle offenen Fragen gesammelt am Ende darzustellen. Dadurch wird die Meeting-Dokumentation deutlich strategischer nutzbar.
Wichtig: Die Vorlagen gelten pro Meeting und können bei Bedarf angepasst oder erneut verwendet werden. Sie wird nicht automatisch angewandt, sondern muss bei Ihrem nächsten Meeting wieder ausgewählt werden.
3. Audio-Zusammenfassung: Meetings als Podcast
Die dritte Neuerung verändert die Art, wie Meetings konsumiert werden können. Copilot bietet nun eine Audio-Zusammenfassung an. Das Meeting wird in komprimierter Form eingesprochen und kann wie ein Podcast angehört werden.
Nach dem Meeting öffnen Sie im Teams-Kalender die Besprechung. In der Besprechungsübersicht befindet sich neben Aufzeichnung und Transkript die Option „Audiozusammenfassung“. Dort können Sie:
- die komplette Zusammenfassung anhören
- einzelne Kapitel auswählen
- zwischen verschiedenen Stilrichtungen wählen
Aktuell ist die Audio-Version nur in englischer Sprache verfügbar. Eine deutschsprachige Version ist absehbar, aber derzeit noch nicht ausgerollt.
Der Mehrwert liegt vor allem in der Flexibilität. Die Audio-Zusammenfassung kann in der Teams-App auf dem Smartphone abgespielt werden. Das ermöglicht es, Inhalte unterwegs zu hören – beispielsweise im Auto oder zwischen zwei Terminen.
Fazit
Microsoft Copilot entwickelt sich in Teams vom einfachen Mitschreiber zum strukturierten Meeting-Assistenten.
Visuelle Zusammenfassungen mit Screenshots, individuell anpassbare Berichte und Audio-Recaps eröffnen neue Möglichkeiten der Informationsaufbereitung. Meetings werden dadurch nicht nur dokumentiert, sondern systematisch auswertbar und zielgruppengerecht nutzbar.
Für Unternehmen mit hoher Meeting-Frequenz kann das ein echter Effizienzgewinn sein – vorausgesetzt, die Funktionen werden bewusst eingesetzt und organisatorisch sauber eingebettet.
Unser Tipp: schulen Sie Ihr Team! Nur wenn man solche Funktionen kennt, kann man sie auch nutzen. Kommen Sie bei Fragen wie immer gerne auf uns zu.