Verschiedene Meeting-Formate in Teams erklärt

Microsoft Teams bietet eine Vielzahl an Formaten für Online-Zusammenarbeit. Neben den klassischen Besprechungen und Webinaren gibt es jetzt noch weitere Formate, die besonders für Kundentermine und interaktive Arbeitsmeetings wichtig sind: Versammlungen, Virtuelle Termine und Besprechungen mit virtuellen Inhalten. In Ihrer Kalenderansicht in Teams finden Sie unter "Neue Besprechung" die verschiedenen Optionen, wie Sie Ihre Besprechung planen können. Hier geht es direkt zur Übersicht der verschiedenen Formate.

Besprechungen

• Teilnehmeranzahl: Bis zu 1.000 aktive Teilnehmer
• Nutzung: Ideal für Teams-Besprechungen, bei denen mehrere Personen aktiv zusammenarbeiten
• Merkmale: Einfache Kommunikation durch Audio, Video und Bildschirmfreigabe. Auch Kanalbesprechungen möglich

Webinare

• Teilnehmeranzahl: Bis zu 1.000 aktive Teilnehmer
• Nutzung: Ideal für Teams-Besprechungen, bei denen mehrere Personen aktiv zusammenarbeiten
• Merkmale: Einfache Kommunikation durch Audio, Video und Bildschirmfreigabe. Auch Kanalbesprechungen möglich

Versammlungen

• Teilnehmeranzahl: Bis zu 20.000 Teilnehmer (erweiterbar durch Teams Premium)
• Nutzung: Für große Firmen-Events wie Town-Halls oder wichtige Ankündigungen, bei denen der Fokus auf den Referenten liegt
• Merkmale: Keine Interaktion von Teilnehmern außer über Q&A, reiner Präsentationsmodus

Virtuelle Termine

• Teilnehmeranzahl: Flexible Teilnehmerzahl, in der Regel für 1:1- oder kleine Gruppen-Interaktionen
• Nutzung: Ideal für Kundentermine, Arztbesuche, Beratungsgespräche oder Schulungstermine
• Merkmale: Der Unterschied zwischen einem normalen Meeting und einem virtuellen Termin liegt darin, dass virtuelle Termine speziell für 1:1-Interaktionen oder kleine Gruppen konzipiert sind, häufig über Microsoft Bookings organisiert werden und eine Wartezimmer-Funktion für Teilnehmer bieten, während normale Meetings flexibler in Bezug auf Teilnehmeranzahl und Meetingstruktur sind. Außerdem:
  • Integration von Microsoft Bookings: Teilnehmer können direkt über Bookings eine Zeit auswählen, und der virtuelle Termin wird automatisch in Microsoft Teams geplant.
  • Sicherheit: Besonders geeignet für Gespräche, die Vertraulichkeit erfordern, da sie individuell und sicher sind.
  • Wartezimmer-Funktion: Teilnehmer können vor dem Termin in einem virtuellen Wartezimmer verweilen, bevor sie der Besprechung beitreten.
  • Einfache Verwaltung von Terminen: Organisation und Koordination sind durch die Integration in den Microsoft-365-Kalender einfach und zentral gesteuert

Besprechungen mit virtuellen Inhalten

• Teilnehmeranzahl: Typischerweise für kleinere Gruppen oder Teams mit bis zu 50 Personen, abhängig von der Art der virtuellen Inhalte
• Nutzung: Für Meetings, in denen 3D- oder immersive Inhalte gezeigt werden, oder wo Interaktionen in einer virtuellen Umgebung (z.B. mit Hologrammen oder AR-Elementen) stattfinden
• Merkmale: für immersivere Meetings mit AR-/VR-Technologien, um Projekte zu präsentieren oder zu entwickeln
  • Virtuelle Umgebungen: Besprechungen, bei denen Teilnehmer und Inhalte in einer erweiterten Realität agieren können. Dazu gehören interaktive Hologramme oder 3D-Projekte.
  • Interaktivität: Teilnehmer können in den virtuellen Raum eintreten und dort mit den präsentierten Inhalten interagieren
  • Fortschrittliche Technologien: Diese Art von Besprechungen erfordert oft zusätzliche Geräte wie Mixed-Reality-Brillen oder AR-Headsets, um den vollen Nutzen zu erleben
  • Einsatzbereiche: Besonders wertvoll für Produktentwicklungs-Meetings, kreative Brainstormings oder Projektpräsentationen, bei denen physische Modelle oder virtuelle Prototypen gezeigt werden

Übersicht - wann nutze ich welches Format?

Besprechungen: Besprechungen sind ideal für Teams, die in Echtzeit zusammenarbeiten müssen, zum Beispiel bei wöchentlichen Team-Updates oder Projektplanungen. Hier können alle Teilnehmer direkt interagieren, Bildschirme teilen und sich in Diskussionen einbringen. Beispiel: Ihr Marketing-Team trifft sich, um die Inhalte einer neuen Kampagne zu besprechen, wobei mehrere Personen Präsentationen teilen und Feedback in Echtzeit geben.

Webinare: Webinare sind perfekt für externe Schulungen oder Produktvorstellungen, bei denen Sie die Teilnehmer über ein Registrierungsportal erfassen und strukturierter Inhalte vermitteln möchten. Die Teilnehmerzahl ist begrenzt, aber für größere Gruppen geeignet. Beispiel: Sie veranstalten ein Webinar, um potenziellen Kunden ein neues Softwareprodukt vorzustellen, wobei Sie auch Q&A-Sitzungen zur Klärung von Fragen anbieten.

Versammlungen: Versammlungen (oder auch Townhalls) sind für sehr große Gruppen von bis zu 20.000 Teilnehmern gedacht, bei denen nur eine Handvoll Referenten spricht, während die Teilnehmer hauptsächlich zuhören und über Q&A interagieren. Beispiel: Ihr Unternehmen veranstaltet ein Townhall-Meeting, um die Ergebnisse des letzten Quartals vor allen Mitarbeitern zu präsentieren und Fragen in einem moderierten Format zu beantworten.

Virtuelle Termine: Virtuelle Termine eignen sich für 1:1-Interaktionen, wie Beratungen oder Kundenservice-Termine, die über Microsoft Bookings organisiert werden und ein Wartezimmer für Teilnehmer bieten. Beispiel: Ein IT-Mitarbeiter plant einen virtuellen Termin mit einem Kunden, um technische Probleme zu lösen, wobei der Kunde im virtuellen Warteraum bleibt, bis der Termin beginnt.

Besprechung mit virtuellen Inhalten: Diese Option ist ideal für Teams, die gemeinsam an virtuellen Whiteboards, Dokumenten oder spezifischen Projekten arbeiten, um Inhalte während des Meetings gemeinsam zu erstellen oder zu bearbeiten. Beispiel: Ihr Entwicklungsteam nutzt eine Besprechung mit virtuellen Inhalten, um gemeinsam an einem Produktentwurf zu arbeiten, indem alle auf ein gemeinsames Whiteboard zugreifen und Ideen in Echtzeit einbringen.

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