Microsoft Copilot im Alltag nutzen: Ein Beispieltag

Microsoft Copilot spart im Büroalltag wertvolle Zeit, indem er Routineaufgaben automatisiert und Sie effizient durch den Tag begleitet. Hier zeige ich Ihnen, wie ein typischer Arbeitstag mit Copilot aussehen könnte – und was Sie dafür brauchen. Damit kann man sich auf spannendere Projekte oder auch die eigene Freizeit konzentrieren, anstatt sich mit langweiligen Routinen herumschlagen zu müssen.

Grundvoraussetzung

Microsoft Copilot Lizenz – Ohne die entsprechende Lizenz kann Copilot nicht genutzt werden.
Zugriffsrechte – Copilot benötigt Zugriff auf Ihre E-Mails, Teams-Nachrichten, Kalender und Dokumente, um diese analysieren zu können.

7:30 Uhr – Den Tag mit den wichtigsten Mails starten

Sie kommen ins Büro, starten Ihren Rechner und sehen eine Flut neuer E-Mails in Ihrem Posteingang. Anstatt sich mühsam durch jede einzelne zu klicken, lassen Sie Copilot eine Zusammenfassung der wichtigsten und dringenden Nachrichten erstellen. Anschließend nutzen Sie Copilot in Outlook, um schnelle und präzise Antworten zu formulieren.

Beispielprompt:
"Du bist mein digitaler Assistent und hast Zugriff auf meine E-Mails. Fasse alle Nachrichten der letzten 24 Stunden zusammen, die dringend sind oder eine Antwort erfordern."

Voraussetzung: Copilot benötigt Zugriff auf Ihren Posteingang und sollte idealerweise auf Ordner wie „Allgemein“ oder „Wichtig“ beschränkt werden, wenn nur relevante E-Mails analysiert werden sollen.

8:00 Uhr – Effizientere Meetings mit Copilot

Im morgendlichen Team-Meeting besprechen Sie die Prioritäten des Tages. Während des Meetings lassen Sie Copilot automatisch offene Fragen tracken, damit nichts übersehen wird. Am Ende des Meetings fasst Copilot die wichtigsten Punkte und Aufgaben für Sie zusammen.

Beispielprompt:
"Analysiere das aktuelle Teams-Meeting und finde unbeantwortete Fragen. Erstelle außerdem eine Liste mit den wichtigsten Aufgaben, die mich betreffen."

Voraussetzung: Damit Copilot auf Besprechungen zugreifen kann, müssen in Microsoft Teams Meeting-Protokolle aktiviert sein (das kann automatisch voreingestellt werden). Andernfalls hat Copilot keine Datenbasis, um Fragen oder Aufgaben zu erkennen.

9:00 Uhr – Unterstützung bei der Projektplanung

Sie überarbeiten einen bestehenden Projektplan, aber einige Abschnitte fehlen noch oder müssen präziser formuliert werden. Anstatt alles selbst zu schreiben, lassen Sie Copilot die Lücken füllen und bestehende Inhalte optimieren.

Beispielprompt:
"Hier ist mein aktueller Projektplan. Ergänze fehlende Abschnitte, verbessere die Formulierungen und stelle sicher, dass der Ablauf klar strukturiert ist."

Voraussetzung: Der Projektplan muss digital in Ihrer Microsoft 365 Umgebung vorliegen, damit Copilot darauf zugreifen kann.

13:30 Uhr – PowerPoint-Folien in Rekordzeit erstellen

Am Nachmittag bereiten Sie eine Präsentation für die HR-Abteilung vor. Sie sollen eine Lösung für die Mitarbeitererfahrung vorstellen und benötigen eine prägnante Übersicht. Copilot fasst für Sie die wichtigsten Inhalte der Produktseite zusammen und erstellt automatisch eine ansprechende Folie.

Beispielprompt:
"Fasse die Informationen auf dieser Produktseite [Link einfügen] zusammen und erstelle eine PowerPoint-Folie mit den wichtigsten Vorteilen für HR-Entscheider."

Voraussetzung: Die Inhalte müssen innerhalb Ihrer Microsoft 365 Umgebung (SharePoint, Cloud, Teams etc.) gespeichert sein.

Sie haben Fragen oder möchten Copilot in Ihrer Firma nutzen? Dann vereinbaren Sie hier einen Ersttermin mit mir (Kai Osthoff).