By
Was sind Kommunikationsrichtlinien?
Kommunikationsrichtlinien sind festgelegte Standards und Praktiken, die den Austausch von Informationen innerhalb eines Unternehmens sowie zwischen dem Unternehmen und externen Parteien regeln. Sie tragen dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden, die Effizienz zu steigern und ein einheitliches Unternehmensimage zu pflegen. Mit klaren Vorgaben stellen Sie sicher, dass Ihr Team einheitlich untereinander und mit Kunden interagiert, sodass Ihre Außenwirkung professionell und abgesprochen ist.
In diesem Blogbeitrag:
Kommunikation innerhalb des Unternehmens in Teams
Statusnachricht und Status einstellen
Innerhalb eines Unternehmens ist es entscheidend, dass Mitarbeiter über ihren aktuellen Status informiert sind, um die Zusammenarbeit zu optimieren. Microsoft Teams bietet dafür hilfreiche Funktionen.
Statusnachricht einstellen:
- Schritt 1: Öffnen Sie Microsoft Teams und klicken Sie auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke.
- Schritt 2: Wählen Sie "Statusmeldung festlegen" aus dem Dropdown-Menü.
- Schritt 3: Geben Sie eine Nachricht ein, die andere Mitarbeiter sehen können. Beispiel: "Bin bis 14:00 Uhr in einem Meeting, bitte per E-Mail kontaktieren."
- Schritt 4: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Anzeigen, wenn Personen mir Nachrichten schicken" und klicken Sie auf "Fertig".
Status einstellen:
- Schritt 1: Klicken Sie auf Ihr Profilbild in Microsoft Teams.
- Schritt 2: Wählen Sie den entsprechenden Status aus: "Verfügbar", "Beschäftigt", "Nicht stören", "Abwesend" oder "Offline".
- Schritt 3: Passen Sie den Status bei Bedarf manuell an. Beispiel: "Abwesend" während einer Mittagspause.
Diese Maßnahmen helfen dabei, die Erreichbarkeit klar zu kommunizieren und die Zusammenarbeit zu optimieren. Wenn ein Teammitglied innerhalb der Arbeitszeit nicht erreichbar ist, wissen alle anderen Bescheid und können dementsprechend reagieren.
Meetings im Team
Interne Meetings bieten mehr Flexibilität als mit Kunden. Wenn Ihr Unternehmen es erlaubt, können Sie auch von unterwegs mit dem Smartphone oder aus einer weniger formellen Umgebung teilnehmen. Dennoch ist es wichtig, respektvoll zu sein und Störungen zu minimieren. Informieren Sie Ihr Team vorab über mögliche Ablenkungen und setzen Sie klare Erwartungen für die Teilnahme. Diese Flexibilität fördert eine entspannte Arbeitsatmosphäre und ermöglicht es den Mitarbeitenden, effizienter zu arbeiten.
Tipp: hier haben wir wertvolle Tipps gesammelt, wie Sie die Work-Life-Balance mit Teams steigern können.
Nachrichten im Team
Chatnachrichten in Microsoft Teams sind ein effektives Mittel für die schnelle und unkomplizierte Kommunikation innerhalb der Abteilung. Es empfiehlt sich, klare Richtlinien für die Nutzung von Chatnachrichten festzulegen. Teams können Gruppenchats erstellen, um die Kommunikation zu bestimmten Projekten oder Themen zu bündeln. Innerhalb dieser Chats können Sie Teilnehmer taggen, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen die richtigen Personen erreichen.
Das Markieren von Nachrichten als "wichtig" sollte mit Bedacht genutzt werden, um sicherzustellen, dass nur wirklich dringende oder kritische Informationen hervorgehoben werden. Übermäßiger Gebrauch dieser Funktion kann dazu führen, dass die Dringlichkeit verwässert und wichtige Nachrichten übersehen werden.
Kommunikation mit Kunden in Teams
Die Kommunikation mit Kunden erfordert ein hohes Maß an Professionalität und Sorgfalt. Mit Microsoft 365 Tools wie Microsoft Teams können Sie sicherstellen, dass alle Kundeninteraktionen professionell und konsistent sind. Die richtige Anrede, gut strukturierte Nachrichten und ein angemessenes Verhalten während Meetings sind dabei von zentraler Bedeutung. Indem Sie klare Kommunikationsrichtlinien festlegen, können Sie das Vertrauen und die Zufriedenheit Ihrer Kunden erhöhen und langfristige Geschäftsbeziehungen aufbauen.
Meetings
Die Wahrnehmung von Meetings hängt stark von der Professionalität und Effizienz der Durchführung ab. Hier einige Richtlinien für erfolgreiche Kundenmeetings:
- Agenda vorab senden: Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer die Agenda vor dem Meeting erhalten.
- Pünktlichkeit: Seien Sie immer pünktlich und starten Sie das Meeting zur geplanten Zeit.
- Aufzeichnungen: Nutzen Sie die Aufzeichnungsfunktion von Microsoft Teams, um wichtige Punkte später nachverfolgen zu können (nach vorheriger Zustimmung der Teilnehmer).
- Follow-up: Senden Sie nach dem Meeting eine Zusammenfassung und die nächsten Schritte an alle Teilnehmer.
Bei Kundenmeetings ist es entscheidend, einen professionellen und konsistenten Eindruck zu hinterlassen. Verwenden Sie standardisierte Hintergründe, die das Unternehmenslogo oder eine neutrale, aber professionelle Umgebung zeigen. Stellen Sie sicher, dass Sie in einem ruhigen Raum ohne Ablenkungen sind und eine stabile Internetverbindung haben. Ein gepflegtes Erscheinungsbild und eine klare Kommunikation sind dabei unerlässlich.
Anrede in Nachrichten
Die Art und Weise, wie Sie Kunden und Mitarbeitende ansprechen, beeinflusst die Professionalität und das Image Ihres Unternehmens. Wenn es vorher nicht anders abgesprochen wurde, ist immer die formelle Anrede empfohlen. Während des Kundenkontakts kristallisiert sich gegebenenfalls das "du" heraus.
- Beispiel: "Sehr geehrte Frau Müller," oder "Guten Tag Herr Schmidt,"
- Verwenden Sie eine formelle Anrede, um Respekt zu zeigen und die Professionalität zu wahren
Die Kommunikation mit Kunden über Chatnachrichten sollte stets professionell und klar strukturiert sein. Es ist wichtig, immer eine formelle Anrede zu verwenden und den Gesprächston höflich und respektvoll zu halten. Achten Sie darauf, Nachrichten präzise und verständlich zu formulieren, um Missverständnisse zu vermeiden. Wenn möglich, sollte eine standardisierte Begrüßung und Verabschiedung verwendet werden, um ein konsistentes Erscheinungsbild zu gewährleisten. Zudem ist es ratsam, sensible Informationen nicht über Chatnachrichten zu teilen, sondern hierfür sicherere Kommunikationswege wie E-Mail oder verschlüsselte Plattformen zu nutzen.
Etikette mit Kunden generell
Eine professionelle und respektvolle Kommunikation mit Kunden ist das A und O für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Unabhängig davon, ob es sich um E-Mails, Chatnachrichten oder Meetings handelt, sollten klare und einheitliche Richtlinien befolgt werden. Kunden sollten stets das Gefühl haben, dass ihre Anliegen ernst genommen werden und sie respektvoll behandelt werden. Dies trägt nicht nur zur Zufriedenheit der Kunden bei, sondern stärkt auch das Vertrauen in das Unternehmen und fördert langfristige Geschäftsbeziehungen. Mit klaren Kommunikationsrichtlinien und einem professionellen Auftreten kann ein Unternehmen seine Außenwirkung maßgeblich verbessern und ein positives Image aufbauen.
Zusammenfassung
Statusnachrichten und -einstellungen
- Regelmäßig den eigenen Status aktualisieren (z.B. "Verfügbar", "In einer Besprechung", "Nicht stören")
- Statusmeldungen nutzen, um den aktuellen Arbeitsstatus anzuzeigen (z.B. "In einer Besprechung bis 14:00 Uhr")
Chatnachrichten im Team
- Präzise und klare Formulierungen verwenden
- Gruppen erstellen für Team- oder Projektkommunikation
- Teilnehmer taggen (@Erwähnungen), um gezielt Aufmerksamkeit zu erzeugen
- "Als wichtig markieren" nur in dringenden Fällen nutzen
- Formelle Anrede und höflicher Tonfall
- Präzise und verständliche Nachrichten
- Keine sensiblen Informationen über Chat teilen
Meetings
- Professioneller Hintergrund für Kundenmeetings (am besten standardisiert)
- Interne Meetings können auch von unterwegs durchgeführt werden, falls vom Unternehmen erlaubt
- Pünktlichkeit und Vorbereitung sind essenziell
Allgemein
- Einheitliche Begrüßung und Verabschiedung verwenden
- Freundlicher und respektvoller Umgangston
- Konsistente Kommunikation für ein professionelles Erscheinungsbild
