Seit dem 1. Januar 2025 Pflicht für B2B-Unternehmen: während öffentliche Auftraggeber in Deutschland bereits seit 2019 XRechnungen empfangen müssen, gilt diese Verpflichtung ab dem 1. Januar 2025 auch für den B2B-Bereich. Höchste Zeit also, sich mit dem Thema vertraut zu machen, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.
Die XRechnung ist ein einheitlicher Standard zur elektronischen Rechnungsstellung. Sie basiert auf einem XML-Datenformat, das sowohl von Menschen als auch Maschinen verarbeitet werden kann. Entwickelt wurde sie, um die EU-Richtlinie 2014/55/EU umzusetzen, die europaweit den elektronischen Rechnungsaustausch standardisiert.
Wie empfange ich XRechnungen?
Wir empfehlen ein zentrales E-Mail-Postfach wie rechnung@ihrefirmendomain.de. Dies ermöglicht mehreren Mitarbeitenden den Zugriff und sorgt für eine zuverlässige Bearbeitung – auch im Krankheits- oder Urlaubsfall.
Wie mache ich XRechnungen lesbar?
Die Verarbeitung erfolgt idealerweise über Buchhaltungssoftware wie DATEV, LexOffice oder Microsoft Dynamics. Diese Systeme lesen das XML-Format aus und wandeln es in ein menschenlesbares Layout um. Alternativ ist bei ZUGFeRD-Rechnungen (XRechnung 2.0) oft eine PDF-Datei beigefügt, die direkt druckbar ist.
Wie kann ich sicherstellen, dass meine XRechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen?
Um sicherzustellen, dass Ihre XRechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sollten Sie überprüfen, ob alle Pflichtangaben (z. B. Steuernummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer) enthalten sind und das Format den Spezifikationen der XRechnung entspricht. Die Nutzung einer Buchhaltungs- oder ERP-Software, die den Standard XRechnung unterstützt, hilft Ihnen dabei, konforme Rechnungen zu erstellen und zu versenden.
Wie kann ich Microsoft 365 nutzen, um XRechnungen effizient zu erstellen und zu versenden?
Mit Microsoft 365 können Sie Tools wie Excel oder Word in Verbindung mit Power Automate nutzen, um standardisierte XRechnungen zu erstellen. Ergänzend können Sie SharePoint oder OneDrive als zentralen Ablageort nutzen, um Rechnungen sicher zu speichern und zu verwalten. Durch die Integration von Outlook und Teams lassen sich Rechnungen schnell und unkompliziert direkt an Ihre Geschäftspartner versenden, während Power BI dabei hilft, Einblicke in Rechnungsdaten zu gewinnen und Prozesse zu optimieren.
Ab 2025 müssen alle B2B-Unternehmen XRechnungen empfangen und verarbeiten können. Mit dem richtigen Setup und der passenden Software bleiben Sie gesetzeskonform und profitieren gleichzeitig von den vielen Vorteilen der Digitalisierung.
Ihr nächster Schritt:
Buchen Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Experten, um Ihre Prozesse optimal auf die neue Pflicht umzustellen.
FAQ zum Thema XRechnung vom BMI
Unser Partner microtech hat einen umfassenden Artikel verfasst
Informationen von LexOffice zu XRechnung und ZUGFeRD