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Wer Microsoft 365 Copilot nutzt, sieht in der neuen Oberfläche oben links den Begriff Work IQ. Dahinter steckt keine komplett neue App, sondern eine neue, sichtbarere Steuerung dafür, mit welchem Wissen Copilot arbeiten darf.
Vereinfacht gesagt: Work IQ ist das Arbeitsgedächtnis von Copilot. Es hilft Copilot dabei, den Kontext aus dem eigenen Arbeitsumfeld besser zu verstehen – zum Beispiel Dateien aus SharePoint und OneDrive, E-Mails, Teams-Chats, Meetings, Kalenderinformationen oder andere Unternehmensdaten, auf die die jeweilige Person ohnehin Zugriff hat.
Wichtig dabei: Copilot bekommt dadurch nicht plötzlich Zugriff auf alles im Unternehmen. Er kann nur Informationen nutzen, für die der angemeldete Benutzer auch Berechtigungen hat. Wenn jemand eine Datei nicht öffnen darf, sollte Copilot diese Datei auch nicht als Grundlage für eine Antwort verwenden.
Was war vorher anders?
Die Funktionen „Arbeit“ und „Web“ gab es vorher bereits. Viele Nutzer kennen den bisherigen Schalter in Copilot, bei dem man auswählen konnte, ob Copilot eher mit Unternehmensdaten oder mit Informationen aus dem Web arbeiten soll.
Neu ist vor allem die Darstellung: Microsoft fasst diese Auswahl in der neuen Oberfläche stärker unter Work IQzusammen. Statt dass Nutzer ständig bewusst zwischen „Arbeit“ und „Web“ wechseln müssen, ist Work IQ standardmäßig aktiv und soll Copilot helfen, passendere Antworten für den Arbeitsalltag zu liefern.
Für Anwender bedeutet das: Copilot wird stärker als Arbeitsassistent gedacht – nicht nur als Chatbot. Er soll Zusammenhänge erkennen, zum Beispiel: Welche Datei gehört zu welchem Projekt? Welche Besprechung passt zur Frage? Welche E-Mail könnte relevant sein?
Wo sucht Copilot mit Work IQ?
Wenn Work IQ aktiviert ist, bedeutet das nicht automatisch: „Copilot durchsucht bei jeder Frage das komplette Internet.“ Es bedeutet eher: Copilot darf den Arbeitskontext nutzen und kann – je nach Frage – auch Webinformationen einbeziehen.
Beispiele:
Fragt man: „Fasse mir die letzten E-Mails von Kunde Müller zusammen“, ist das klar ein Arbeitskontext. Copilot nutzt dann Unternehmensdaten, also zum Beispiel Outlook, Teams oder Dateien, sofern der Nutzer Zugriff darauf hat.
Fragt man: „Welche aktuellen Trends gibt es bei NIS2 für den Mittelstand?“, kann Webkontext sinnvoll sein, weil aktuelle öffentliche Informationen gefragt sind.
Fragt man: „Vergleiche unsere interne Roadmap mit aktuellen Markttrends“, kann beides zusammenkommen: interne Firmendaten und öffentlich verfügbare Webinformationen.
Der wichtige Punkt für Kunden: Work IQ heißt nicht „alles wird frei durchsucht“. Es heißt: Copilot kann Antworten besser einordnen, weil er den Arbeitskontext kennt. Trotzdem sollten Unternehmen genau verstehen, welche Daten in Microsoft 365 liegen, wie Berechtigungen gesetzt sind und welche Inhalte für wen sichtbar sind.
Was passiert, wenn ich Work IQ deaktiviere?
Wenn Work IQ deaktiviert wird, arbeitet Copilot nicht mehr mit dem Unternehmenskontext aus Microsoft 365 in dieser Form. Die Antwort basiert dann eher auf Webinformationen beziehungsweise allgemeinem Wissen – also ohne die persönliche Arbeitsumgebung als Grundlage. Copilot wird so vom Arbeits-Assistenten eher zur allgemeinen KI. Das kann je nach Situation sinnvoll sein.
Das heißt konkret: Copilot kann dann nicht mehr genauso gut auf eigene E-Mails, Dateien, Meetings oder Teams-Inhalte Bezug nehmen. Auch Vorschläge und Quellen werden stärker auf Webinhalte beschränkt. Für allgemeine Fragen kann das ausreichen. Für echte Arbeitsaufgaben wird Copilot dadurch aber deutlich weniger hilfreich.
Wichtig: Work IQ auszuschalten ist keine Sicherheitsstrategie. Es löst keine falschen Berechtigungen, keine unübersichtlichen SharePoint-Strukturen und keine veralteten Zugriffe. Wenn Benutzer zu viele Dateien sehen dürfen, ist das ein Berechtigungsthema – kein Copilot-Thema.
Unser Tipp: Work IQ nicht pauschal deaktivieren, sondern Microsoft 365 sauber vorbereiten. Prüfen Sie besonders:
- Wer hat Zugriff auf welche SharePoint-Seiten und Teams?
- Gibt es alte Freigaben, die nicht mehr gebraucht werden?
- Sind sensible Dokumente richtig geschützt?
- Wissen Mitarbeitende, wann sie Copilot mit Arbeitsdaten und wann eher mit Webfragen nutzen sollten?
Denn Copilot ist nur so gut und so sicher wie die Microsoft-365-Umgebung, auf die er aufsetzt. Genau deshalb lohnt es sich, Berechtigungen, Datenstruktur und Sicherheitseinstellungen regelmäßig zu prüfen – bevor Copilot im Unternehmen breit genutzt wird.
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