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Microsoft Teams bietet uns mehrere Möglichkeiten, Abwesenheiten an unser Team und Personen außerhalb der Organisation mitzuteilen. Wenn Sie ab jetzt oder ab morgen nicht im Büro sind oder nur kurz den Schreibtisch verlassen, empfehlen wir die Option über die Statusnachricht. Bei längerer Abwesenheit, die Sie bereits jetzt vorplanen können (beispielsweise Urlaube) empfiehlt sich die Option "Außer Haus".
Anleitung: so planen Sie Ihre in Teams
- Öffnen Sie die Microsoft Teams-App auf Ihrem Desktop oder Laptop und wählen Sie die drei Punkte neben Ihrem Profilbild in der oberen rechten Ecke des Bildschirms aus
- Sie landen automatisch im Tab "Allgemein". Scrollen Sie jetzt etwas nach unten, bis Sie die Option "Außer Haus" sehen. Wählen Sie hier "Zeitplan" aus.
- Es öffnen sich einige Funktionen. Wählen Sie "Automatische Antworten aktivieren" aus um eine persönliche Notiz für Ihr Team zu hinerlassen.
- Scrollen Sie weiter nach unten. Jetzt können Sie eine spezifische Nachricht an Personen außerhalb Ihrer Organisation (Kunden, andere Firmen) einstellen.
5. Fast geschafft. Legen Sie nun den Zeitpunkt und die Dauer Ihrer Abwesenheit fest. Wenn Sie dann auch Speichern klicken ist Ihre Abwesenheit in Teams vorgeplant. In unserem Fall könnte das so aussehen:
Durch das rechtzeitige Einrichten der "Außer Haus"-Funktion stellen Sie sicher, dass alle relevanten Personen über Ihre Abwesenheit informiert sind und wichtige Aufgaben auch während Ihrer Abwesenheit reibungslos abgewickelt werden können.
Tipp: Geben Sie einen alternativen Kontakt für Ihre Kunden an, damit sich diese an eines Ihrer Teammitglieder wenden können. Beispiel: "Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis [Enddatum] abwesend und werde Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr bearbeiten. Für dringende Anliegen wenden Sie sich bitte an [Kontaktperson mit Kontaktdaten]."
Indem Sie Ihren Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams nutzen, können Sie Ihre Erreichbarkeit klar kommunizieren und Missverständnisse vermeiden. Probieren Sie es aus und schicken Sie diesen Blogbeitrag an die Kollegen, die immer ohne Abwesenheitsnotiz in den Urlaub verschwinden 😉
Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
