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SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform für die Zusammenarbeit, aber für Anfänger kann sie zunächst etwas überwältigend wirken. Keine Sorge, wir haben fünf einfache Tipps zusammengestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern und das Beste aus SharePoint herauszuholen. So können Sie sich langsam an das Powertool herantasten und die Benutzeroberfläche kennenlernen.
Was ist SharePoint eigentlich?
SharePoint ist eine Plattform von Microsoft, die es Unternehmen ermöglicht, Dokumente und Informationen zu organisieren, zu teilen und zusammenzuarbeiten. Es ist im Wesentlichen eine Website, auf der Teams Dateien speichern, bearbeiten und freigeben können. SharePoint bietet Funktionen wie Dokumentenbibliotheken, Listen, Kalender und Aufgaben, die es Benutzern erleichtern, Inhalte zu verwalten und gemeinsam zu nutzen. Im Grunde genommen ist SharePoint eine zentrale Plattform für die Teamarbeit und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens. Die Webseitenstruktur ist dabei übersichtlicher und intuitiver als Ordner.
Mit diesen Top 5 Funktionen zum SharePoint Profi
So kommen Sie zu SharePoint: melden Sie sich mit Ihrem Unternehmenskonto bei office.com an (hierfür brauchen Sie einen Microsoft Account) und wählen Sie Apps links in der Seitenleiste aus. Klicken Sie dann unter "Alle Apps" auf Sharepoint - schon öffnet sich Ihre Unternehmensseite (unternehmen.sharepoint.com)
1. Teilen Sie Dateien und Dokumente sicher mit anderen
Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf "Freigeben" (Pfeil). Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen der Person ein, mit der Sie die Datei teilen möchten, und legen Sie die Berechtigungsstufe fest, z.B. Bearbeiten oder Anzeigen. Klicken Sie auf "Senden", um die Freigabe zu bestätigen.
2. Arbeiten Sie in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten
Navigieren Sie links (Seitenleiste) zu "+" und wählen Sie "Dokument" (oder Powerpoint, wenn Sie eine Präsentation erstellen möchten). Oben rechts finden Sie den Button "Teilen", es öffnet sich wieder das Zugriffsfenster (siehe oben). Wenn die ausgewählte Person jetzt Änderungen im Dokument vornimmt, sehen Sie das in Echtzeit- ein kleines Bild zeigt genau, an welcher Stelle im Dokument sich die andere Person aktuell aufhält.
3. Favoriten mit Sternchen hinzufügen
Wenn Sie Sharepoint öffnen, landen Sie zunächst auf Ihrer persönlichen Startseite mit allen Teams, auf die Sie Zugriff haben und Dokumenten an denen Sie gearbeitet haben - das kann schnell ganz schön unübersichtlich sein. Nutzen Sie dafür das Stern-Symbol um Teams besser zu sortieren. So werden Ihnen als erstes Ihre Favoriten angezeigt, danach erst alle weiteren Gruppen und Dateien. So können Sie auch temporär einzelne Ordner priorisieren, wenn Sie beispielsweise konkret an einem Projekt arbeiten. Ihre Auswahl wird Ihnen dann links unter "Ich folge" angezeigt und ist so super schnell erreichbar.
4. Dateienspalten individuell erweitern
Die Voreinstellungen für das Anzeigen von Dateien beinhaltet Information wie Dateiname, Zuletzt geändert von, Datum etc. Sie können aber auch eigene Parameter hinzufügen, wie beispielsweise die Abteilung oder was beim Öffnen der Datei zu beachten ist (hierfür die Option "Text" verwenden).
5. Erstellen Sie eine Team-Seite
Gehen Sie zu Ihrer SharePoint-Website und navigieren Sie oben auf "+ Webseite erstellen". In der Auswahl klicken Sie nun auf "Teamwebseite" und wählen eine Vorlage aus - das erleichtert vor allem am Anfang die Arbeit in SharePoint. Dann können Sie weitere Teammitglieder hinzufügen, die auf Ihre Seite zugriff haben soll, beispielsweise Ihr Marketingteam.
Wir haben uns hier für die Vorlage "Onboarding" entschieden. Die Schaltflächen können Sie dann beispielsweise zu einer Liste oder einem Dokument verlinken. Webseiten sind oft einfacher zu navigieren als komplexe Ordnerstrukturen. Mit SharePoint erleichtern Sie Ihrem Team die Zusammenarbeit auf einer praktischen Benutzeroberfläche enorm.
Mit diesen fünf Tipps sollten Sie in kürzester Zeit ein SharePoint-Profi werden. Fangen Sie klein an, erkunden Sie die verschiedenen Funktionen und experimentieren Sie mit den Möglichkeiten, die SharePoint bietet. Viel Spaß beim Zusammenarbeiten!
Bei Fragen stehen wir natürlich gerne zur Verfügung. Vereinbaren Sie hier einen kostenfreien Demo-Termin, wenn Sie SharePoint in Ihrem Unternehmen nutzen möchten.
