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Terminfindung leicht gemacht mit Scheduling Poll in Outlook

Picture of Björn Friedrich By   ·  2 minute read
„Wann passt es bei dir?“ „Bei mir vielleicht Mittwoch.“ „Da kann ich nicht.“

Gerade wenn mehrere Personen beteiligt sind, wird die Terminfindung schnell unnötig stressig. E-Mails hin und her, Kalender prüfen, neue Vorschläge machen – das kostet Zeit und Nerven.

Viele kennen dafür noch FindTime, das frühere Microsoft-Tool zur Terminabstimmung. Dieses wurde inzwischen abgelöst durch Scheduling Poll – eine deutlich bessere Lösung, die direkt in Outlook integriert ist.

Scheduling Poll greift automatisch auf Kalender zu, schlägt passende Termine vor und zeigt, wann alle verfügbar sind. Und falls es keinen gemeinsamen freien Termin gibt, können die Teilnehmenden einfach abstimmen.

Tutorial: Scheduling Poll in Outlook nutzen

1. Neues Element starten: Öffnen Sie Outlook und erstellen Sie einen neuen Kalendereintrag 

2. Teilnehmende hinzufügen

3. Scheduling Poll öffnen – das Symbol befindet sich rechts in der Datumsleiste

Falls die Funktion nicht sichtbar ist:

  • über die drei Punkte (…) suchen

  • oder über „Get Add-ins“ zur Symbolleiste hinzufügen

4. Meeting-Details festlegen: Dauer des Meetings – Outlook schlägt automatisch Termine innerhalb der Arbeitszeiten vor.

5. Terminvorschläge auswählen: wählen Sie mehrere mögliche Termine aus, die für Sie grundsätzlich passen.

Outlook zeigt dabei direkt:

  • wann alle verfügbar sind

  • wo es Überschneidungen gibt

Terminfindung Outlook

6. Umfrage erstellen und auf "Senden" klicken

Die Terminabfrage wird nun per E-Mail an alle Teilnehmenden verschickt.


So funktioniert die Abstimmung

Die eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail mit der Terminabfrage und können ihre Auswahl direkt treffen. Die Abstimmung ist sowohl in Outlook als auch über eine Webansicht möglich. Sobald alle Rückmeldungen eingegangen sind, kann der finale Termin mit wenigen Klicks bestätigt werden.

Intern oder extern – was ist möglich?

Scheduling Poll entfaltet seine volle Stärke vor allem bei internen Terminen innerhalb von Microsoft 365. In diesem Fall kann Outlook die Kalender aller Teilnehmenden automatisch auswerten und sofort anzeigen, welche Zeitfenster für alle verfügbar sind. Arbeitszeiten, bestehende Termine und Zeitzonen werden dabei direkt berücksichtigt, was die Terminfindung besonders schnell und zuverlässig macht.

Auch mit externen Personen wie Kunden oder Partnern kann Scheduling Poll genutzt werden. Externe Teilnehmende erhalten eine Abstimmung per E-Mail und können ohne Microsoft-Konto antworten. Da Outlook jedoch keinen Zugriff auf externe Kalender hat, basiert die Terminfindung hier auf einer klassischen Abstimmung. Das funktioniert dennoch sehr gut, vor allem wenn mehrere mögliche Termine angeboten werden sollen.

Vorteile von Scheduling Poll

Der große Vorteil von Scheduling Poll liegt in der nahtlosen Integration in Outlook. Es ist kein separates Tool mehr notwendig und keine zusätzliche Anmeldung erforderlich. Outlook denkt bei der Terminfindung aktiv mit, prüft Verfügbarkeiten automatisch und schlägt realistische Lösungen vor. Dadurch entfällt das typische E-Mail-Pingpong, das bei der Terminabstimmung so viel Zeit kostet. Besonders bei Meetings mit mehreren Beteiligten sorgt Scheduling Poll für mehr Übersicht, weniger Rückfragen und eine deutlich schnellere Terminfindung – sowohl intern als auch im Austausch mit externen Kontakten.

Fazit

Scheduling Poll ist der moderne Nachfolger von FindTime und eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag. Wer regelmäßig Termine koordiniert, spart mit dieser Funktion spürbar Zeit und sorgt für mehr Struktur in der Kommunikation.

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