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Microsoft Teams: Neues Feature erfasst ab Dezember die Büroanwesenheit – das müssen Unternehmen jetzt wissen

Picture of Björn Friedrich By   ·  2 minute read

Microsoft rollt ab Dezember ein neues Feature für Teams aus, das in Unternehmen für Aufsehen sorgt: die automatische Erkennung, ob Mitarbeitende im Büro sind. Was zunächst nach einem praktischen Werkzeug für hybride Arbeitsmodelle klingt, wirft bei genauerem Hinsehen Fragen auf – insbesondere in Bezug auf Datenschutz, Freiwilligkeit und Unternehmenskultur.

Wie funktioniert das neue Teams-Feature?

Fast ein Viertel aller Deutschen arbeitet zumindest gelegentlich im Homeoffice. Genau hier setzt Microsoft an:
Teams kann künftig erkennen, ob sich ein Gerät mit dem unternehmenseigenen WLAN verbindet. Ist das der Fall, wird der Status automatisch auf „im Büro“ geändert.
Wichtig:

  • Es werden keine GPS-Daten oder exakten Standorte erfasst.

  • Das System erkennt lediglich, ob sich der Laptop mit dem definierten Netzwerk verbunden hat.

  • Die Funktion soll nicht automatisch aktiv sein, sondern über die IT-Administration eingerichtet werden.

Praktisch also, wenn man auf einen Blick sehen möchte, ob Kolleginnen und Kollegen heute im Büro oder im Homeoffice arbeiten. Gerade in großen Unternehmen kann das hilfreich sein – etwa bei der Planung von Meetings oder Desk-Sharing.

Aber: Nur weil etwas technisch möglich ist, muss man es nicht automatisch aktivieren.

Datenschutz: Transparenz und Freiwilligkeit entscheidend

Nach der DSGVO gilt: Die Erfassung von Standort- oder Anwesenheitsdaten ist nur zulässig, wenn sie transparent, zweckgebunden und freiwillig erfolgt.
Microsoft betont, dass die Funktion ein Opt-In-Verfahren nutzt – Mitarbeitende müssen also aktiv zustimmen. Das ist ein wichtiger Schritt in Richtung Datenschutz, denn Anwesenheit kann schnell zu einem sensiblen Kontrollinstrument werden.

Aus Unternehmenssicht kann es Situationen geben, in denen eine solche Funktion sinnvoll ist – zum Beispiel in der Logistik, wo physische Präsenz für bestimmte Abläufe erforderlich ist. Dennoch sollte immer klar sein, warum diese Daten überhaupt erfasst werden und welchen Nutzen sie haben.

Zwischen Effizienz und Kontrolle

Die Grenze zwischen praktischer Funktion und potenzieller Überwachung ist schmal.
Das Feature zeigt zwar nur, ob jemand im Büro ist oder nicht – keine exakten Aufenthaltsorte oder Arbeitszeiten – trotzdem kann es im falschen Kontext Druck erzeugen:

Wer hält sich an die 3-Tage-Regel fürs Büro? Wie lange war jemand wirklich da?

Solche Fragen können schnell zu Misstrauen führen, wenn das Tool nicht transparent kommuniziert und sauber geregelt ist.

Unser Tipp an IT-Administratoren und Führungskräfte:

  • Wenn das Feature aktiviert werden soll, kommuniziert offen, warum.

  • Betont den Nutzen – etwa für Terminplanung oder Teamkoordination.

  • Und vor allem: Wenn jemand nicht zustimmen möchte, dürft ihr keinen Druck ausüben.
    Aussagen wie „Alle anderen haben schon zugestimmt“ sind nicht nur unfair, sondern datenschutzrechtlich heikel.

Technische Details und Grenzen

  • Die Erkennung basiert auf der Verbindung zu einem oder mehreren definierten WLAN-Netzwerken.

  • IT-Administratoren müssen diese Netzwerke manuell als „Bürostandort“ konfigurieren.

  • Nicht erfasst werden private WLANs, Hotspots oder mobile Datenverbindungen.

  • Falschkonfigurationen – etwa durch Gäste-Netze oder geteilte WLANs – können zu fehlerhaften Statusmeldungen führen.

Auch technisch ist also Feingefühl gefragt: Ein falsch gesetzter Status kann zu Missverständnissen oder sogar Vertrauensproblemen führen.

Fazit

Die neue Funktion kann für hybride Teams tatsächlich Mehrwert schaffen: Wer ist im Büro, wer arbeitet remote – auf einen Blick sichtbar, besonders wenn Meetings geplant werden. Aber sie verändert auch, wie wir über Arbeit, Vertrauen und Kontrolle denken.

Für Unternehmen gilt:

  • Datenschutz prüfen, bevor man das Feature aktiviert.

  • Zweck klar definieren und Mitarbeitende transparent informieren.

  • Freiwilligkeit sicherstellen – kein Zwang, kein Gruppendruck.

Denn wie so oft bei neuen Funktionen gilt: Technisch möglich heißt nicht automatisch sinnvoll.

Unser Tipp

Wenn Sie Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen einsetzen, prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem IT- und Datenschutzteam, ob und wie die neue Teams-Funktion zu Ihrer Unternehmenskultur passt. Wir unterstützen Sie gern dabei, technische Optionen datenschutzkonform und praxisnah umzusetzen – von der Planung bis zur Mitarbeiterschulung.

Vereinbaren Sie hier ein unverbindliches Beratungsgespräch.