Die Budgetplanung fürs kommende Jahr steht an – und damit oft auch die Frage: Wie viel Budget brauchen wir eigentlich für unsere IT?
Eine pauschale Antwort gibt es darauf (wie so oft) nicht. Denn der tatsächliche Bedarf hängt weniger von einer festen Summe ab als davon, was im Unternehmen geplant ist, wie die bestehende IT aufgestellt ist und wo in den nächsten Monaten Veränderungen anstehen.
Ein guter Ausgangspunkt ist deshalb, sich einige grundsätzliche Fragen zu stellen.
IT sollte nicht losgelöst von der Unternehmensplanung betrachtet werden.
Steht Wachstum an? Kommen neue Mitarbeitende oder Standorte hinzu? Werden Teams zusammengelegt, Prozesse verändert oder Strukturen verschlankt?
Solche Veränderungen wirken sich fast immer auch auf die IT aus. Neue Arbeitsplätze müssen eingerichtet, Zugriffsrechte angepasst oder zusätzliche Lizenzen eingeplant werden. Gleichzeitig kann eine Umstrukturierung auch bedeuten, dass bestehende Systeme, Verträge oder Lizenzen nicht mehr in der bisherigen Form benötigt werden.
Deshalb lohnt es sich, bei der Budgetplanung nicht nur zu fragen, was die IT heute kostet, sondern auch: Passt unsere aktuelle IT noch zu dem Unternehmen, das wir im nächsten Jahr sein wollen?
Notebooks, PCs, Monitore, Server oder Netzwerkkomponenten funktionieren nicht unbegrenzt.
Dabei muss nicht jedes ältere Gerät automatisch ersetzt werden. Wenn Geräte jedoch zunehmend langsam werden, häufiger Probleme verursachen oder bestimmte Softwareanforderungen nicht mehr erfüllen, können die Folgekosten schnell höher werden als eine geplante Neuanschaffung.
Gerade beim IT-Budget hilft es deshalb, frühzeitig abzuschätzen: Welche Geräte werden voraussichtlich noch problemlos weiterlaufen – und wo zeichnet sich bereits ab, dass im nächsten Jahr Ersatz notwendig wird?
So lassen sich Investitionen besser verteilen, statt auf einen unerwarteten Hardwareausfall reagieren zu müssen.
IT-Sicherheit sollte ebenfalls fester Bestandteil der Budgetplanung sein.
Dabei geht es nicht nur um einzelne Sicherheitsprodukte. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus technischen Maßnahmen, Konfigurationen, Prozessen und dem Umgang der Mitarbeitenden mit IT-Sicherheit.
Wie sieht beispielsweise der Schutz der Benutzerkonten aus? Sind Backups vorhanden und wurden sie getestet? Sind Geräte und Systeme aktuell? Sind Verantwortlichkeiten definiert?
Ein erster Überblick hilft dabei einzuschätzen, ob für das kommende Jahr zusätzliche Maßnahmen eingeplant werden sollten.
Ein IT-Budget sollte nicht ausschließlich dafür verwendet werden, den aktuellen Zustand zu erhalten.
Mindestens genauso wichtig ist die Frage, wo Technologie im kommenden Jahr tatsächlich Arbeit abnehmen kann.
Gibt es Prozesse, die weiterhin manuell ablaufen? Werden Informationen mehrfach übertragen? Verbringen Mitarbeitende viel Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben, Abstimmungen oder dem Suchen nach Informationen?
Hier können Automatisierung und KI interessante Ansätze bieten.
Das kann ein größerer Prozess sein – muss es aber nicht. Manchmal entstehen bereits durch kleinere Automatisierungen, bessere Microsoft-365-Prozesse oder den gezielten Einsatz von Microsoft Copilot spürbare Verbesserungen im Arbeitsalltag.
Für die Budgetplanung bedeutet das: Nicht nur Kosten für bestehende Systeme betrachten, sondern auch bewusst Budget für Weiterentwicklung und Effizienz einplanen.
Mit der Zeit wächst die IT-Landschaft vieler Unternehmen. Neue Tools werden eingeführt, zusätzliche Lizenzen gebucht und einzelne Lösungen ergänzen bestehende Systeme. Was dabei häufig fehlt, ist der regelmäßige Blick auf das Gesamtbild.
Werden alle Microsoft-365-Lizenzen tatsächlich benötigt? Gibt es Funktionen, die doppelt bezahlt werden? Existieren Tools, deren Aufgaben inzwischen bereits durch eine andere Lösung abgedeckt werden?
Budgetplanung kann deshalb auch eine gute Gelegenheit sein, bestehende Verträge und Lizenzen zu hinterfragen.
Es geht dabei nicht zwangsläufig darum, möglichst viel einzusparen. Viel wichtiger ist, dass das vorhandene Budget dort eingesetzt wird, wo es dem Unternehmen tatsächlich einen Nutzen bringt.
Auch NIS2 sollte bei der Planung berücksichtigt werden.
Für Unternehmen, die von den Anforderungen betroffen sind, kann daraus zusätzlicher organisatorischer und technischer Handlungsbedarf entstehen. Gleichzeitig bedeutet das nicht automatisch, dass sämtliche Strukturen neu aufgebaut werden müssen.
Viele Unternehmen haben bereits einzelne Maßnahmen umgesetzt, die auch im Zusammenhang mit NIS2 relevant sind – beispielsweise in den Bereichen Zugriffsschutz, Backup, Risikomanagement oder Dokumentation.
Die entscheidende Frage lautet daher zunächst: Wo stehen wir bereits gut da und wo bestehen noch Lücken?
Unser Team prüft gerne für Sie, ob Ihr Unternehmen unter die NIS2-Richtlinie fällt – vereinbaren Sie hier ein kostenfreies Erstgespräch.
Eine gute IT-Budgetplanung beginnt nicht mit einer Zahl. Sie beginnt mit der Frage, was das Unternehmen im kommenden Jahr benötigt.
Manchmal bedeutet das neue Hardware oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen. An anderer Stelle können Lizenzen reduziert oder bestehende Lösungen besser genutzt werden. Und manchmal lohnt es sich, bewusst in Digitalisierung, Automatisierung oder KI zu investieren, weil dadurch langfristig Zeit und Aufwand eingespart werden.
Wer diese Themen frühzeitig betrachtet, kann Investitionen besser priorisieren und vermeiden, dass notwendige IT-Ausgaben im Laufe des Jahres überraschend entstehen.
Sie möchten Ihre IT für das kommende Jahr gemeinsam mit uns betrachten?
Wir unterstützen gerne dabei, bestehende Strukturen einzuordnen, Handlungsbedarf zu erkennen und sinnvolle nächste Schritte zu planen.