Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365 täglich. Teams, Outlook, SharePoint, Word, Excel – alles ist da. Trotzdem verlieren Mitarbeitende viel Zeit mit Suchen, Nachfragen und wiederkehrenden Aufgaben.
Wo liegt die aktuelle Vorlage? Wie formuliere ich die Antwort an den Kunden? Welche Schritte gehören nochmal zum Onboarding? Was muss ich bei einer Angebotsanfrage beachten?
Genau für solche Fälle kann Copilot Studio interessant werden. Damit lassen sich eigene KI-Agenten erstellen, die nicht einfach allgemein antworten, sondern für konkrete Aufgaben im Unternehmen gebaut werden.
Ein Agent kann zum Beispiel interne Informationen nutzen, Fragen beantworten, Vorlagen erstellen oder Mitarbeitende durch Prozesse führen. Der große Vorteil: Unternehmen können diese Helfer passend zu ihren eigenen Abläufen aufbauen.
Copilot Studio ist ein Microsoft-Werkzeug, mit dem Unternehmen eigene KI-Agenten erstellen können. Diese Agenten können mit Anweisungen, Wissen und Datenquellen ausgestattet werden. Dadurch werden sie zu digitalen Assistenten für bestimmte Aufgaben.
Das klingt technischer, als es wirklich ist. Ein einfacher Agent kann schon mit einer klaren Beschreibung starten:
„Hilf unserem Vertriebsteam dabei, professionelle Follow-up-E-Mails nach Beratungsgesprächen zu schreiben.“
Oder:
„Führe neue Mitarbeitende durch die ersten Schritte im Onboarding.“
Der Agent bekommt also eine Aufgabe, eine Rolle und einen Rahmen. Je klarer dieser Rahmen ist, desto besser sind später die Antworten.
Copilot Studio eignet sich besonders für Aufgaben, die sich wiederholen und bei denen Mitarbeitende schnell eine zuverlässige Unterstützung brauchen.
Typische Einsatzbereiche sind:
Wichtig ist: Ein Agent ersetzt keine Fachentscheidung. Er hilft dabei, schneller an Informationen zu kommen, strukturierter zu arbeiten und weniger Zeit mit Routineaufgaben zu verlieren.
Gerade im Mittelstand ist das ein großer Hebel. Denn viele Unternehmen haben ihr Wissen längst irgendwo dokumentiert. Nur ist es oft über verschiedene Orte verteilt: SharePoint, Teams, PDFs, alte Vorlagen oder interne Prozessdokumente. Ein Agent kann dieses Wissen leichter nutzbar machen.
Ein guter Einstieg in Copilot Studio ist ein Agent für E-Mail-Vorlagen. Fast jedes Unternehmen schreibt regelmäßig ähnliche Nachrichten: Terminbestätigungen, Follow-ups, Antworten auf Anfragen, Erinnerungen oder Zusammenfassungen nach Gesprächen.
Statt jedes Mal bei null zu starten, kann ein Agent einen passenden Entwurf erstellen. Unser Beispiel: eine E-Mail an Neukunden.
Öffnen Sie Copilot Studio über den Browser: Copilot Studio öffnen
Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an. Je nach Lizenz, Umgebung und Unternehmensrichtlinien können einzelne Funktionen unterschiedlich aussehen oder nicht verfügbar sein.
Wählen Sie im linken Menü Agents aus und erstellen Sie einen neuen Agenten. Je nach Ansicht heißt die Option zum Beispiel Create agent, New agent oder Create blank agent.
Wenn Sie beim Erstellen eine Sprache auswählen können, stellen Sie die Sprache passend zum späteren Einsatz ein, also zum Beispiel Deutsch, wenn der Agent deutsche E-Mails schreiben soll.
Jetzt bekommt der Agent seinen Zweck. Für unser Beispiel könnte die Beschreibung so lauten:
Beschreibung:
„Dieser Agent unterstützt Mitarbeitende dabei, professionelle E-Mails an Neukunden zu schreiben. Er erstellt freundliche, klare und gut strukturierte E-Mail-Entwürfe für typische Situationen im ersten Kundenkontakt, zum Beispiel nach einer Anfrage, nach einem Erstgespräch oder zur Terminabstimmung. Die Texte sollen seriös, verständlich und nicht zu werblich klingen.“
Diese Beschreibung hilft Copilot Studio, den Agenten grundsätzlich einzuordnen.
Beim Modell geht es darum, welches KI-Modell der Agent für seine Antworten nutzt. Je nach Lizenz, Region und Admin-Einstellungen können unterschiedliche Modelle verfügbar sein.
Für den Einstieg reicht in vielen Fällen die Standardauswahl oder ein Auto-Modus. Der Agent entscheidet dann nicht selbst, was er tun soll, sondern das Modell beeinflusst vor allem, wie gut und wie schnell Antworten generiert werden.
Für einfache E-Mail-Entwürfe ist meist kein besonders komplexes Reasoning-Modell nötig. Hier geht es eher um klare Sprache, passenden Ton und gute Struktur. Für produktive Unternehmensagenten sollten keine experimentellen Modelle verwendet werden, ohne das vorher mit IT oder Administration abzustimmen.
Kurz gesagt: Für den ersten E-Mail-Agenten am besten mit der empfohlenen Standardauswahl starten und erst später testen, ob ein anderes Modell bessere Ergebnisse liefert.
Die Instructions sind der wichtigste Teil. Hier steht, wie sich der Agent verhalten soll. Je genauer diese Anweisungen sind, desto brauchbarer werden die späteren Ergebnisse.
Für unseren Neukunden-E-Mail-Agenten könnten die Instructions so aussehen:
„Du bist ein interner E-Mail-Assistent für unser Unternehmen. Deine Aufgabe ist es, Mitarbeitende beim Schreiben von E-Mails an Neukunden zu unterstützen.
Schreibe freundlich, professionell, klar und verständlich. Vermeide übertriebene Werbesprache, leere Floskeln und zu lange Sätze. Die E-Mail soll hilfreich wirken und Vertrauen aufbauen.
Frage nach, wenn wichtige Informationen fehlen, zum Beispiel:
Erstelle immer zuerst einen fertigen E-Mail-Entwurf mit Betreff, Anrede, Haupttext und Abschluss. Biete danach optional eine kürzere, freundlichere oder verbindlichere Variante an.
Versende keine E-Mails selbst. Erstelle nur Entwürfe, die von Mitarbeitenden geprüft und angepasst werden können.“
Das ist bewusst klar formuliert. Der Agent weiß dadurch, welche Aufgabe er hat, welchen Ton er treffen soll und wo seine Grenze liegt.
Unter Knowledge können Informationen ergänzt werden, die der Agent für bessere Antworten nutzen soll. Das ist wichtig, wenn er nicht nur allgemein schreiben, sondern zum Unternehmen passen soll.
Hier können je nach Umgebung zum Beispiel interne Dateien, Dokumente, SharePoint-Inhalte, Websites oder andere angebundene Wissensquellen verwendet werden.
Für unseren E-Mail-Agenten wären sinnvoll:
Beispiel: Wenn der Agent wissen soll, wie das Unternehmen klingt, sollte er nicht raten müssen. Dann lohnt sich ein Dokument mit Beispiel-E-Mails, Formulierungsregeln und No-Gos.
Wichtig: Nur Inhalte hinterlegen, die aktuell, korrekt und für diesen Zweck geeignet sind. Schlechte oder veraltete Vorlagen machen auch den Agenten schlechter.
Direkt darunter sehen Sie die Option Tools: Work IQ – in diesem Fall macht es Sinn, die Work IQ zu aktivieren. Das ist sozusagen Ihr Unternehmens-Hirn, das auf Ihre Microsoft 365 Daten Zugriff hat.
Triggers sind Auslöser. Sie legen fest, wann ein Agent oder ein bestimmter Ablauf aktiv werden soll.
Für einen einfachen E-Mail-Agenten braucht man am Anfang oft keine komplexen Trigger. Der Mitarbeitende öffnet den Agenten und schreibt zum Beispiel:
„Erstelle eine E-Mail an einen Neukunden nach einem Erstgespräch.“
Der Agent reagiert dann direkt auf diese Anfrage.
Triggers werden interessanter, wenn ein Agent später automatisch auf bestimmte Ereignisse reagieren soll. Zum Beispiel, wenn ein Prozess startet, ein Formular ausgefüllt wurde oder ein bestimmter Ablauf angestoßen wird.
Für den ersten Agenten gilt: Nicht zu kompliziert starten. Erst den normalen Chat sauber aufbauen, testen und verbessern. Automatisierungen können später folgen.
Topics sind Gesprächsabläufe für bestimmte Situationen. Sie helfen dem Agenten, wiederkehrende Anfragen strukturierter zu bearbeiten.
Für unseren Neukunden-E-Mail-Agenten könnten Topics zum Beispiel sein:
Ein Topic kann festlegen, welche Fragen der Agent stellen soll und wie die Antwort aufgebaut wird.
Beispiel für ein Topic „Follow-up nach Erstgespräch“:
Der Agent fragt:
Danach erstellt er einen passenden E-Mail-Entwurf. So wird der Agent zuverlässiger, weil er nicht jedes Mal frei improvisiert.
Suggested Prompts sind Vorschläge, die Nutzer direkt auswählen können. Sie zeigen auf einen Blick, was der Agent kann.
Für den E-Mail-Agenten könnten diese Vorschläge sinnvoll sein:
Das senkt die Einstiegshürde. Mitarbeitende müssen nicht erst überlegen, wie sie den Agenten richtig ansprechen. Sie sehen sofort passende Beispiele.
Zum Schluss sollte der Agent mit echten Beispielen getestet werden.
Ein guter Testprompt wäre:
„Schreibe eine E-Mail an einen neuen Mandanten unserer Steuerkanzlei. Im Erstgespräch wurde deutlich, dass Buchhaltungsunterlagen aktuell oft verspätet oder unvollständig eingereicht werden. Dadurch entstehen Rückfragen und Verzögerungen. Ziel der E-Mail ist es, das Gespräch kurz zusammenzufassen, die nächsten Schritte zu erklären und freundlich mitzuteilen, welche Unterlagen wir für eine reibungslose Zusammenarbeit benötigen.“
Dann prüfen Sie:
Wenn nicht, werden die Instructions angepasst. Genau so entsteht ein Agent, der im Alltag wirklich hilft.
Wenn der Agent funktioniert, kann er veröffentlicht und für die passenden Personen oder das ganze Team freigegeben werden (auf die drei Punkte neben veröffentlichen klicken und teilen – jetzt können Teams oder Personen ausgewählt werden).
Hier liegt ein wichtiger Nutzen für Unternehmen: Der Agent muss nicht manuell per Link verteilt werden. Je nach Einrichtung kann er in Microsoft Teams oder in der Microsoft-365-Umgebung verfügbar gemacht werden. Mitarbeitende finden ihn dann dort, wo sie ohnehin arbeiten. Gehen Sie hier innerhalb Ihres Agents auf "Channels" und wählen Sie Microsoft 365 und Microsoft Teams aus. Jetzt ist Ihr Agent auch hier auffindbar.
In Copilot: Links in der Seitenleiste auf "Agents" klicken und in der Suchleiste Ihren Agent eingeben. Wenige Minuten nach Veröffentlichung ist er genau hier für alle mit Zugang zu finden.
In Teams: Links in der Seitenleiste auf "+" (Apps) klicken und dort den Namen Ihres Agenten eingeben.
Das senkt die Hürde enorm. Denn ein KI-Agent bringt nur dann etwas, wenn er auch wirklich genutzt wird.
Copilot Studio ist besonders spannend für Unternehmen, die Microsoft 365 bereits nutzen und KI gezielter einsetzen möchten. Eigene Agenten können wiederkehrende Aufgaben vereinfachen, Wissen schneller verfügbar machen und Teams im Alltag unterstützen.
Für den Mittelstand ist das eine große Chance: KI muss nicht kompliziert eingeführt werden. Sie kann mit einem konkreten Problem starten – zum Beispiel E-Mail-Vorlagen, interne Fragen oder Projektstarts.
Wichtig ist nur: Der Einstieg sollte gut begleitet werden. Denn nur wenn Mitarbeitende verstehen, wie sie Copilot und eigene Agenten sinnvoll nutzen, entsteht echter Mehrwert.
Sie möchten Copilot Studio und Microsoft Copilot im Unternehmen sinnvoll einsetzen?
Dann starten Sie mit einer Schulung für Ihr Team. In unseren Copilot-Schulungen zeigen wir verständlich und praxisnah, wie Copilot im Arbeitsalltag unterstützt, wie gute Prompts funktionieren und worauf Unternehmen bei Datenschutz, Berechtigungen und sicherer Nutzung achten sollten.
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