Wer Microsoft Copilot bereits im Arbeitsalltag nutzt, kennt den Effekt: Ein gut formulierter Prompt spart viel Zeit – besonders, wenn man ihn immer wieder braucht. Aber wussten Sie, dass man Copilot-Prompts auch automatisiert einplanen kann?
So lassen sich wiederkehrende Aufgaben wie das tägliche E-Mail-Update oder der Projektstatus einfach direkt im Copilot Chat vorplanen. Wir zeigen, wie Sie Prompts einrichten, automatisch ausführen lassen und dadurch morgens direkt starten können. Ganz ohne Sucherei oder Scrollen.
1. Prompt formulieren und testen
Öffnen Sie copilot.microsoft.com und schreiben Sie Ihren gewünschten Prompt in das Chatfeld – z. B.: „Fasse meinen E-Mail-Verlauf der letzten 24 Stunden zusammen. Ordne die Themen nach Prioritäten in einer To-do-Liste.“
Lassen Sie Copilot den Prompt einmal ausführen und überprüfen Sie, ob das Ergebnis passt. Sie können natürlich noch anpassen, bis alles sitzt.
2. Prompt planen
Bewegen Sie die Maus über den fertigen Prompt und klicken Sie auf „Diesen Prompt planen“. Jetzt öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie die Zeit und Frequenz einstellen können.
Zum Beispiel:
Montag bis Freitag, jeweils um 9:00 Uhr
(Die Laufzeit ist aktuell auf maximal 15 Mal begrenzt – danach muss der Prompt neu geplant werden.)
3. Aktivitätsanzeige beachten
Wenn ein Prompt geplant ist, erkennen Sie das an einem roten Punkt neben dem Chatverlauf. Das bedeutet: Copilot führt den Prompt wie gewünscht aus – ganz ohne weiteren Aufwand.
Hier einige Beispiele, wie Sie geplante Prompts clever im Alltag nutzen können:
Tägliche E-Mail-Zusammenfassung: „Fasse alle neuen E-Mails der letzten 24 Stunden zusammen. Markiere Aufgaben, Rückfragen und Fristen.“
Projekt-Status abrufen: „Gib mir eine Übersicht über alle Aktivitäten in Microsoft Teams mit Bezug zu Projekt X.“
Kundenkommunikation nachfassen: "Zeige mir offene To-dos und unbeantwortete Nachrichten im Chat mit Kunde Y.“
Vertriebsstand prüfen: „Erstelle eine Übersicht aller neuen Leads und deren Status in den letzten 3 Tagen.“
Gerade in großen Teams oder im Projektalltag ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten. Wiederkehrende Copilot-Prompts sind wie ein persönlicher Assistent: Sie starten pünktlich und liefern kompakte Infos, ohne dass Sie selbst daran denken müssen. Perfekt für Meetings, Start in den Tag oder Wochenrückblicke.
Mit der neuen Planungsfunktion in Microsoft Copilot können Sie Ihre KI-Arbeitsabläufe deutlich effizienter gestalten. Egal ob täglicher E-Mail-Überblick oder wöchentliche Zusammenfassung, was Sie sonst mühsam zusammensuchen müssen, kommt nun automatisiert direkt zu Ihnen.
Unser Tipp: Teilen Sie Ihre Prompts mit anderen im Team! In der Prompt-Galerie können Sie eigene Anweisungen absichern und mit einzelnen Kollegen oder Teams teilen. So haben alle Zugriff auf hilfreiche Ressourcen und müssen sich nicht jedes mal alleine durch den KI-Dschungel kämpfen.