Der erste Arbeitstag nach dem Urlaub beginnt in vielen Unternehmen ähnlich: Im Kalender werden erst einmal zwei bis drei Stunden blockiert, um E-Mails zu lesen, Teams-Nachrichten durchzugehen, verpasste Besprechungen nachzuvollziehen und herauszufinden, was inzwischen eigentlich passiert ist.
Besonders effizient ist das nicht. Deshalb nutzen wir natürlich unseren digitalen Assistenten dafür: Microsoft 365 Copilot.
Copilot nimmt Ihnen zwar nicht die gesamte Arbeit ab. Aber statt sich ohne Plan durch jede neue Nachricht zu klicken, können Sie sich zunächst einen strukturierten Überblick verschaffen – und anschließend gezielt dort einsteigen, wo Sie wirklich gebraucht werden.
Öffnen Sie am ersten Arbeitstag Microsoft 365 Copilot und geben Sie einen möglichst konkreten Zeitraum an.
Diesen Prompt können Sie direkt übernehmen und anpassen:
"Ich war vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro.
Fasse zusammen, was ich während meiner Abwesenheit verpasst habe. Berücksichtige dabei meine E-Mails, Teams-Chats, Besprechungen, Termine und relevanten Dateien.
Gliedere die Zusammenfassung nach:
Verlinke jeweils die zugehörigen Quellen.
Erstelle anschließend eine Priorisierung für meinen ersten Arbeitstag. Teile die Aufgaben in „sofort erledigen“, „heute bearbeiten“, „diese Woche einplanen“ und „nur zur Kenntnis“ ein."
Mit einer entsprechenden Microsoft-365-Copilot-Lizenz kann Copilot Chat Informationen aus Arbeitsinhalten wie E-Mails, Chats, Besprechungen und Dateien zusammenführen. Microsoft empfiehlt diese Funktion ausdrücklich auch, um nach einer Abwesenheit Projekte und verpasste Meetings schneller aufzuarbeiten.
Aus dem Überblick kann Copilot anschließend einen realistischen Tagesplan erstellen:
"Erstelle mir einen Zeitplan für meinen ersten Arbeitstag von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit].
Berücksichtige die ermittelten Aufgaben, Fristen und Termine. Plane zuerst dringende und wichtige Aufgaben ein, fasse ähnliche Tätigkeiten zusammen und reserviere Zeit für unerwartete Rückfragen.
Nenne außerdem die drei Personen, bei denen ich mich heute zuerst melden sollte, und erkläre kurz, warum."
So starten Sie nicht direkt im Reaktionsmodus, sondern wissen:
Natürlich müssen Sie Ihre E-Mails anschließend trotzdem selbst bearbeiten, beantworten, archivieren oder löschen.
Auch wichtige Informationen und Quellen sollten Sie noch einmal überprüfen. Copilot liefert Ihnen aber eine deutlich bessere Ausgangslage: Statt jede Nachricht einzeln zu öffnen, wissen Sie bereits, welche Inhalte relevant sind und wo Sie genauer hinschauen müssen.
Allein dieser Überblick kann den Wiedereinstieg erheblich strukturierter machen.
Microsoft 365 Copilot kann deutlich mehr, als gelegentlich einen Text zu formulieren oder eine E-Mail umzuschreiben.
Der tatsächliche Mehrwert entsteht erst, wenn Mitarbeitende wissen, wie sie Copilot in ihrem Arbeitsalltag einsetzen, gute Prompts formulieren und wiederkehrende Prozesse mit eigenen Agents vereinfachen können.
In unseren Microsoft-365-Copilot-Schulungen zeigen wir unter anderem:
Damit Copilot im Unternehmen nicht nur bezahlt, sondern von den Mitarbeitenden auch wirklich genutzt wird.
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