Zurück aus dem Urlaub: So bringt Copilot Sie schnell wieder auf den neuesten Stand
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Der erste Arbeitstag nach dem Urlaub beginnt in vielen Unternehmen ähnlich: Im Kalender werden erst einmal zwei bis drei Stunden blockiert, um E-Mails zu lesen, Teams-Nachrichten durchzugehen, verpasste Besprechungen nachzuvollziehen und herauszufinden, was inzwischen eigentlich passiert ist.
Besonders effizient ist das nicht. Deshalb nutzen wir natürlich unseren digitalen Assistenten dafür: Microsoft 365 Copilot.
Copilot nimmt Ihnen zwar nicht die gesamte Arbeit ab. Aber statt sich ohne Plan durch jede neue Nachricht zu klicken, können Sie sich zunächst einen strukturierten Überblick verschaffen – und anschließend gezielt dort einsteigen, wo Sie wirklich gebraucht werden.
Schritt 1: Lassen Sie sich einen Gesamtüberblick erstellen
Öffnen Sie am ersten Arbeitstag Microsoft 365 Copilot und geben Sie einen möglichst konkreten Zeitraum an.
Diesen Prompt können Sie direkt übernehmen und anpassen:
"Ich war vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro.
Fasse zusammen, was ich während meiner Abwesenheit verpasst habe. Berücksichtige dabei meine E-Mails, Teams-Chats, Besprechungen, Termine und relevanten Dateien.
Gliedere die Zusammenfassung nach:
-
- wichtigen Entscheidungen
- dringenden Aufgaben und Fristen
- offenen Fragen und Nachrichten, die eine Reaktion von mir erfordern
- Änderungen in laufenden Projekten
- wichtigen Terminen und Besprechungen, die während meiner Abwesenheit stattgefunden haben
- bevorstehenden Terminen, auf die ich mich vorbereiten sollte
- neu erstellten oder bearbeiteten Dokumenten
- Themen, die noch warten können
Verlinke jeweils die zugehörigen Quellen.
Erstelle anschließend eine Priorisierung für meinen ersten Arbeitstag. Teile die Aufgaben in „sofort erledigen“, „heute bearbeiten“, „diese Woche einplanen“ und „nur zur Kenntnis“ ein."
Mit einer entsprechenden Microsoft-365-Copilot-Lizenz kann Copilot Chat Informationen aus Arbeitsinhalten wie E-Mails, Chats, Besprechungen und Dateien zusammenführen. Microsoft empfiehlt diese Funktion ausdrücklich auch, um nach einer Abwesenheit Projekte und verpasste Meetings schneller aufzuarbeiten.
Schritt 2: Lassen Sie Ihren ersten Arbeitstag planen
Aus dem Überblick kann Copilot anschließend einen realistischen Tagesplan erstellen:
"Erstelle mir einen Zeitplan für meinen ersten Arbeitstag von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit].
Berücksichtige die ermittelten Aufgaben, Fristen und Termine. Plane zuerst dringende und wichtige Aufgaben ein, fasse ähnliche Tätigkeiten zusammen und reserviere Zeit für unerwartete Rückfragen.
Nenne außerdem die drei Personen, bei denen ich mich heute zuerst melden sollte, und erkläre kurz, warum."
So starten Sie nicht direkt im Reaktionsmodus, sondern wissen:
- Was während Ihrer Abwesenheit passiert ist
- Welche Entscheidungen getroffen wurden
- Welche Termine Sie verpasst haben
- Wer auf Ihre Rückmeldung wartet
- Welche Aufgaben heute wirklich Priorität haben
Was Copilot Ihnen nicht abnimmt
Natürlich müssen Sie Ihre E-Mails anschließend trotzdem selbst bearbeiten, beantworten, archivieren oder löschen.
Auch wichtige Informationen und Quellen sollten Sie noch einmal überprüfen. Copilot liefert Ihnen aber eine deutlich bessere Ausgangslage: Statt jede Nachricht einzeln zu öffnen, wissen Sie bereits, welche Inhalte relevant sind und wo Sie genauer hinschauen müssen.
Allein dieser Überblick kann den Wiedereinstieg erheblich strukturierter machen.
Tipp für Unternehmen: Erstellen Sie einen Agenten für das ganze Team
Damit nicht alle Mitarbeitenden denselben Prompt jedes Mal neu zusammensetzen müssen, können Unternehmen daraus einen eigenen „Zurück aus dem Urlaub“-Agenten erstellen.
Der Vorteil: Alle im Team können denselben optimierten Ablauf nutzen. Der Prompt muss nicht immer wieder gesucht oder neu formuliert werden und der Wiedereinstieg wird zu einem wiederholbaren Prozess.
Fazit: Copilot soll genutzt werden – nicht nur lizenziert
Microsoft 365 Copilot kann deutlich mehr, als gelegentlich einen Text zu formulieren oder eine E-Mail umzuschreiben.
Der tatsächliche Mehrwert entsteht erst, wenn Mitarbeitende wissen, wie sie Copilot in ihrem Arbeitsalltag einsetzen, gute Prompts formulieren und wiederkehrende Prozesse mit eigenen Agents vereinfachen können.
In unseren Microsoft-365-Copilot-Schulungen zeigen wir unter anderem:
- wie Copilot sinnvoll in Outlook, Teams und weiteren Microsoft-365-Anwendungen eingesetzt wird
- wie gute und wiederverwendbare Prompts aufgebaut werden
- wie eigene Agents für Teams und wiederkehrende Aufgaben erstellt werden
- welche Anwendungsfälle im Arbeitsalltag tatsächlich Zeit sparen
- worauf Unternehmen bei Berechtigungen, Daten und Einführung achten sollten
Damit Copilot im Unternehmen nicht nur bezahlt, sondern von den Mitarbeitenden auch wirklich genutzt wird.
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